Практически каждый сталкивается с необходимостью «общаться» с архивом. И для многих эта процедура кажется чем-то загадочным. В редакцию звонят читатели с волнующими их вопросами: куда и как отправлять запрос, когда должны ответить и правда ли, что справку можно ждать месяцами?
Чтобы расставить все точки над i, мы обратились к эксперту – руководителю отдела Государственного архива Карагандинской области по научно‑технической документации Айдане Нұрбай. Как работает механизм оказания государственной архивной услуги? По ее словам, одна из самых частых ошибок заявителей – это убежденность в том, что любой архив хранит абсолютно все документы. Оказывается, на практике все иначе.
– Документы распределяются по архивам в зависимости от профиля учреждения, сферы деятельности и вида самих материалов. Именно поэтому мы регулярно сталкиваемся с запросами, направленными не по адресу. Итог предсказуем: человек попусту теряет время, ожидая ответа от архива, который физически не хранит эти сведения, – поясняет Айдана Нұрбай.
Так с чего действительно стоит начинать? Прежде чем подавать официальный запрос, специалист советует сделать простой, но очень важный шаг: сначала нужно выяснить, в какой именно архив были переданы документы вашей организации.
– Если учреждение, где вы работали, до сих пор существует, то, конечно, в первую очередь лучше обратиться напрямую туда. В ряде случаев это самый быстрый способ получить нужную информацию. Ну а если же организация ликвидирована или архив передан на государственное хранение, то тогда уже стоит переходить к официальной процедуре, – отмечает эксперт.
Помимо этого, по установленному порядку с момента поступления документов услугодателю, а также при обращении через портал «электронного правительства» результат государственной услуги выдается в течение 11 рабочих дней.
– И наоборот, если документов на государственном хранении нет, то в этом случае в течение трех рабочих дней подготавливается официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, либо запрос направляется по принадлежности в другой архив. То есть молчать или тянуть время архив просто не имеет права, – разъясняет она.
Существует три законных способа подать запрос. Важно помнить: так как архивная справка входит в государственную услугу, есть четко определенные каналы ее получения. Запрос можно подать лично, обратившись в архивную службу или в отделение госкорпорации «Правительство для граждан». Или через ЦОН, подав заявление в государственную корпорацию «Правительство для граждан». Последний способ – онлайн на портале eGov.kz с использованием электронной цифровой подписи. Наконец, когда готовая архивная справка появляется в личном кабинете на портале eGov.kz, она имеет полную юридическую силу благодаря электронной подписи. Если же документ нужен на фирменном бланке, то об этом необходимо позаботиться заранее.
– При подаче заявления нужно не забыть отметить пункт «Результат оказания государственной услуги». Без этого система, увы, формирует только электронный вариант, – советует руководитель отдела.
В последнее время пользователи сталкиваются с техническими сбоями на портале: вроде бы справка готова, но в личном кабинете она не отображается. По словам специалиста, это проблема базы данных, а не архивной службы. В этом случае рекомендация простая: прежде чем подавать жалобу, лучше связаться с ними по рабочему телефону. В отдельных случаях официальный документ можно получить лично в архиве, не дожидаясь восстановления работы системы.
Отдельное напоминание от Айданы Нұрбай для тех, кто привык решать все через портал «е-Өтініш»:
– Государственные архивы не могут официально отвечать на такие запросы. Ответ будет формальным, шаблонным и не приведет к получению услуги. Причина в том, что только установленные каналы предусматривают регистрацию, подписание и выдачу результата с юридической силой.
Архив – это прежде всего точность. И чем точнее запрос, тем быстрее результат. Чтобы не затягивать процесс, специалист просит обратить внимание на некоторые вещи: указывать Ф.И.О. строго по документам, обязательно отражать все изменения фамилии, если они имели место, прикладывать скан записи из трудовой книжки, подтверждающий нужный период, а при ее утрате максимально точно указывать даты работы. Все эти детали позволяют исполнителю быстрее найти документы и подготовить качественный ответ в установленный срок.
Қайныш БҰХАРБАЙ
Фото Государственного архива
Карагандинской области
