Как меняются правила работы с документами и что это означает для организаций, обсуждали участники двухдневного семинара, прошедшего на базе Государственного архива Карагандинской области, в котором приняли участие специалисты из пяти регионов страны.
Первый день был посвящен изменениям в законодательстве и нормативных правовых актах в сфере архивного дела и управления документацией. Второй – практической работе в информационной системе «Е-Архив». Для участников также организовали выставку документов из фондов областного государственного архива и показали видеоматериалы.
Цифровой подход
За последние годы архивную сферу регламентировали целым рядом новых норм. Об их содержании рассказала руководитель управления государственной политики и контроля в области архивного дела Комитета архивов, документации и книжного дела МКИ Салтанат Тащанова. Сегодня уполномоченным органом в сфере архивного дела и управления документацией является Министерство культуры и информации. Комитет регулирует и контролирует весь процесс – от создания документов до их передачи на государственное хранение и последующего использования.
– Одним из значимых событий для нас стало принятие 30 декабря 2025 года закона, внесшего изменения в законодательство по вопросам архивного дела и ограничения противоправного контента. Были расширены понятийный аппарат и состав Национального архивного фонда, законодательно закреплены процессы, которые уже применялись в работе государственных архивов. Отдельное направление – цифровой архив. Впервые на законодательном уровне закреплены его понятие и основы функционирования. Дальнейшее развитие эти положения получили в Цифровом кодексе Республики Казахстан, принятом 9 января 2026 года. Еще одно нововведение – присвоение государственным архивам статуса «национальный». Ранее его присваивали только объектам культуры. Сегодня государственные архивы также рассматриваются как учреждения, обеспечивающие сохранность документального наследия, – пояснила С. Тащанова.
Изменения коснулись и аудиовизуальных документов. Теперь предусмотрена обязательная передача экземпляров документов, созданных за счет средств государственного бюджета. Однако новые нормы сами по себе не меняют практику. Организациям необходимо понимать, как применять их в повседневной работе. Поэтому, по словам руководителя управления государственной политики и контроля, уполномоченный орган должен разъяснять участникам архивного процесса изменения законодательства. Региональные семинары проводятся в течение года. В них участвуют не только архивисты, но и представители государственных органов, организаций и учреждений.
Для самих архивов изменения означают не только новые нормативные документы, но и необходимость обновлять материальную базу. Как рассказал руководитель Государственного архива Карагандинской области Ерлан Нельдибаев, один из вопросов, который постепенно выходит на передний план, – оказание отдельных платных услуг.
– Пока такая практика применяется в основном в центральных архивах. На областном уровне работа в этом направлении только выстраивается. Речь идет прежде всего об обработке запросов физических лиц: генеалогических справках, сведениях о предках, наследственных делах, завещаниях, а также отдельных справках социально-правового характера. Для государственных органов услуги остаются бесплатными. Если же физическое лицо обращается, например, за генеалогическими сведениями, такая услуга будет предоставляться на платной основе. Перечень и стоимость должны быть утверждены в установленном порядке. Средства от таких услуг планируется направлять на нужды самого архива: ремонт, материально-техническое оснащение и приобретение оборудования. Тем более для нас вопрос актуален. Здесь работают порядка 70 специалистов, а значительная часть компьютерной техники была приобретена довольно давно. В этом году архиву выделили примерно 36 миллионов теңге. На эти средства обновляются компьютеры, приобретаются сканеры и другая необходимая техника. Мы активно переходим к цифровому формату работы. Поэтому документы необходимо правильно и качественно сканировать, чтобы цифровые копии можно было использовать и хранить в дальнейшем, – объясняет Е. Нельдибаев.
Меняется также и сам подход к доступу к архивной информации. В госорган обращаются граждане из разных регионов, и запросы бывают самые разные. Допустим, человеку может понадобиться документ о предках, сведения о наследственном деле или подтверждение определенного периода жизни и деятельности. Поэтому, считает он, важно выстроить систему так, чтобы необходимые сведения можно было получить в соответствии с законодательством и к тому же учитывать реальные возможности людей.
– Но цифровизация не означает отказ от бумажного оригинала. Электронные документы существуют наряду с бумажными. Для них тоже установлены сроки хранения. Все зависит от вида и содержания документа. Конечно, до уровня тех стран, где цифровые архивы развиты значительно сильнее, нам еще нужно время, оборудование и серьезная работа, – подчеркнул руководитель архива.
Работа по цифровизации активно ведется с 2025-2026 годов и рассчитана до 2030 года.
Сроки разные важны
Еще один важный вопрос состоит в том, что происходит с документом до того, как он попадает в государственный архив. На этом этапе ответственность лежит, прежде всего, на самой организации. Потому что там документ формируется, определяется его срок хранения и решается вопрос о дальнейшей передаче в архив. По словам руководителя отдела формирования и комплектования Национального архивного фонда и работы с ведомственными архивами области Ұлытау Айданы Айранбаевой, состояние ведомственных архивов сегодня остается одним из актуальных вопросов отрасли.
– Необходимо создавать условия для правильного хранения документов, организовывать ведомственные архивы и обеспечивать их квалифицированными специалистами. Проблема касается не только государственных архивов. Во многих организациях ощущается нехватка специалистов, которые должны заниматься документами и их хранением. Сроки хранения устанавливаются в зависимости от вида и содержания документа. Есть документы, которые хранятся десять, пятнадцать, двадцать и более лет. Есть для постоянного хранения. Причем нормативные документы периодически меняются, а вместе с ними могут пересматриваться и сроки хранения отдельных видов бумаг. Поэтому организациям важно пользоваться именно действующей редакцией нормативного документа, – делится она.
Практические вопросы подробно разобрала руководитель отдела Государственного архива Карагандинской области Гаухар Әлденова. По ее словам, встречается несколько типичных ошибок: срок хранения определяют только по названию документа, используют старую редакцию Типового перечня или считают, что похожие документы обязательно должны иметь одинаковый срок хранения. А на самом деле при оценке нужно учитывать содержание и значение документа. Документы по личному составу, приказы по основной деятельности, бухгалтерские документы и переписка имеют разные сроки хранения. Кроме того, при решении вопроса об уничтожении нельзя ориентироваться только на то, что установленный срок закончился. Необходима экспертиза ценности документа с учетом его правового, исторического, научного, социального и практического значения.
Особое внимание Г. Әлденова обратила на постоянные и временные документы. Ошибка при их разграничении может привести либо к необоснованному увеличению архивных фондов, либо к риску утраты ценных документов. Если в нормативные правовые акты внесены изменения, то государственный архив информирует об этом организации. Но, как подчеркнула специалист, одного информационного письма недостаточно. Архивы проводят семинары и объясняют, как применять новые требования к конкретным документам.
Одно из важных изменений: для ряда документов бумажная форма заменена электронной. При этом в примечании к перечню предусмотрено: если соответствующие цифровые системы и система электронного документооборота отсутствуют, то документ оформляется на бумажном носителе. Это показывает, что электронный документооборот постепенно становится нормой, но переход на него должен происходить в соответствии с установленными правилами. По данным, предоставленным на семинаре, в документах департамента статистики Карагандинской области, являющегося источником комплектования Государственного архива Карагандинской области, в 2023-2026 годах заметно увеличилась доля электронных документов. И их объем во всех учреждениях будет только расти.
Қайныш БҰХАРБАЙ
Фото Государственного архива Карагандинской области
